総合心理教育研究所個人情報保護に関する基本規程
（制定 2005年3月22日）
- 総則
（目的）
- この規程は、個人の人格尊重の理念の下、総合心理教育研究所（以下「本研究所」という）における、個人情報の取扱いに関する基本的事項を定め、個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）
- この規程にいう用語の定義は、次のとおりとする。
- 個人情報
個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、氏名、生年月日その他の記述等により、特定の個人を識別できるもの、また他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものをいう。
- 個人情報データベース等
個人情報データベース等とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
ア 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索できるように体系的に構成したもの。
イ 前号に定めるものの他、特定の個人情報を容易に検索することができるよう体系的に構成したものとして政令で定めるもの。
（３）個人データ
個人データとは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
（４）保有個人データ
保有個人データとは、本研究所が開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。ただし、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして、政令で定められるものは除く。
（５）本人
本人とは、個人情報によって識別される、特定の個人をいう。本人が、未成年又は青年被後見人である場合は、その法定代理人（保護者等）も本人に含む。
（６）利用目的の明示
利用目的の明示とは個人情報の取扱いの目的を明確に示すものであり、例えば、書面に明記すること、ウェブサイトに明記すること等をいう。
（７）個人情報の取扱い
個人情報の取扱いとは、個人情報の取得、利用、委託、管理、第三者への提供、廃棄、消去等をいう。
（８）本人の同意
本人の同意とは、本人が個人情報の利用目的に関する情報を提供された際に、その利用目的を承諾する旨の署名、メールでの返信、確認欄へのチェック等による意思表示をいう。
（９）通知
通知とは、郵便、電話、電子メール等によって本人に伝えたい情報を知らしめることをいう。面談により告知することも含む。
（１０）公表
公表とは、ウェブサイトへの掲載や掲示等により、不特定多数に向けて告知することをいう。
（１１）本人が容易に知りうる状態
本人が容易に知りうる状態とは、ウェブサイトへの掲載や掲示等により、本人が知ろうとすれば、時間的にも、その手段においても容易に知ることができる状態をいう。
（１２）本人の知りうる状態
本人の知りうる状態とは、本人が知ろうとすれば知ることが出来る状態をいい、本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。
（１３）本研究所員
本研究所員等とは、理事長、理事、その他研究所に従事する者をいい、非常勤、及び業務委託の臨時スタッフ及臨時カウンセラー等を含む。
（研究所員等の義務）
- 研究所員等は、この規程を遵守し、すべての個人情報の適正な取扱いに努めなければならない。
- 取得
（適正な取得）
- 個人情報の取得は、公正な手段によって行わなければならない。
（取得に際しての利用目的の通知、公表等）
- 個人情報を取得した場合は、速やかに、その利用目的を、本人に通知、または公表しなければならない。ただし、あらかじめ利用目的を公表している場合はその限りではない。
２ 本人から直接書面（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。）で個人情報を取得する時は、あらかじめその利用目的を明示しなければならない。
３ 利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知、又は公表しなければならない。
４ 本条第１項から第３項の規定は、次に示すいずれかに該当する場合はこの限りではない。
- 本人、又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある? 場合。
- 本研究所の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合。
- 国、又は地方公共団体等が法令の定める事務を行うことに対して協力する場合であって、利用目的の通知・公表によって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
- 取得の状況から見て利用目的が明らかな場合。
（自動データ収集技術による取得）
- 自動データ収集技術によって電子個人データを取得する場合は、あらかじめ本人に対し、利用目的を明示しなければならない。
- 利用
（利用目的の特定）
第７条 個人情報は特定された利用目的以外に使用してはならない。
２ 利用目的の変更は、本人の同意を得なければならない。
３ 利用目的の変更は、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
（利用範囲の例外）
第８条 前条の規定は以下の各号に関する場合については適用しない。
- 法令に基づく場合。
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同 意を得ることが困難であるとき。
- 公衆衛生の向上、未成年者の健全な育成の推進のために特に必要があ る場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- 国の機関若しくは地方公共団体の業務に協力する必要がある場合であって、本 人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
- 第三者への提供
（第三者への提供）
第９条 次の各号に定める場合を除いては、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に個人データを提供してはならない。
- 法令に基づく場合。
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- 公衆衛生の向上、未成年者の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- 国又は地方公共団体の業務に協力する場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
２ 次の事項について、あらかじめ、本人に通知又は本人が容易に知り得る状態に置いている場合は、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。
（１）第三者への提供を利用目的とすること。
（２）第三者に提供される個人データの項目。
（３）第三者への提供の手段又は方法。
（４）本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
３ 前項第２号又は第３号に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
４ 次の場合において、当該個人データの提供を受ける者は、本条第１項、第２項及び第３項に規定する第三者には該当しない。
- 本研究所が、あらかじめ定めている利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合。
- 個人データを特定の者との間で協働して利用する場合であって、「その旨」並びに「共同して利用される個人データの項目」、「共同して利用する者の範囲」、「利用する者の利用目的」、「当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称」について、あらかじめ、本人に通知又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
５ 前項第２号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名若しくは名称を変更する場合には、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
- 管理
（管理体制）
第１０条 本研究所における管理体制は、次のとおりとする。
- 研究所個人情報保護委員会
本研究所における個人情報保護体制上の組織であり、本研究所の個人情報保護に関する取り組みの意志決定を行う。
- 研究所個人情報保護委員会
研究所個人情報保護委員会は、個人情報保護に関する取り組みを実施する。
（管理責任者）
第１１条 本法人における管理責任者は、次のとおりとする。
- 研究所個人情報保護委員長
ア 研究所個人情報保護委員長は、研究所個人情報保護委員会の長とし、理事長が理事の中から指名する者とする。
イ 研究所個人情報保護委員長は、本研究所の個人情報保護活動全般を統括する。
- 研究所個人データ管理責任者
ア 研究所個人データ管理責任者は、研究所個人情報保護委員長が指名する者とする。また、必要に応じて、複数人を指名することができる。
イ 研究所個人データ管理責任者は、本研究所の保有個人データの管理を行う。
（個人データの適正な管理）
第１２条 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
２ 取り扱う個人データの漏洩、損失、改ざん等を防止する為に、適切な安全管理措置を講じなければならない。
（研究所員等の監督）
第１３条 研究所員等に個人データを取り扱わせるに当たり、当該個人データの安全管理が図られるよう、研究所員等に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
（委託先の監督）
第１４条 個人データの全部又は一部を委託する場合は、委託した個人データの安全管理が図られるよう、受託者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
２ 前項の監督に当たっては、研究所と委託先間において本法人の個人データを取り扱う者から個人データ保護に関する誓約書を提出させなければならない。
３ 委託先との契約の中で次に示す内容を規定しておくよう努めなければならない。
- 個人情報に関する秘密保持
- 再委託に関する事項
- 事故発生時の責任分担
- 契約終了時の個人情報の返却及び消去
- 個人情報の開示、訂正等
（保有個人データの管理）
第１５条 すべての保有個人データの利用目的、開示・利用停止等の求めに対する手続き及び苦情の申し出先について、本人の知り得る状態に置かなくてはならない。
２ 本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められた時は、本人に対し、遅滞なく、これを通知しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。
- 前項の規定により、当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らか な場合。
- 第５条第４項第１号、第２号及び第３号に該当する場合。
- 前項の規定により、求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決 定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
（開示）
第１６条 本人から、当該本人の保有個人データの開示を求められた場合、当該保有個人データの本人と確認することができることを条件に、第２１条で定める受付方法により、遅滞なく、当該保有個人データを開示しなければならない。ただし、次の各号に該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
- 本人又は第三者の生命、身体又は財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
- 本研究所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
- 法令に違反することになる場合。
２ 当該本人が既に故人となっていた場合には、正当な遺族としての証明を行った者に対して前項と同様の取扱いとする。
３ 求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
４ 他の法令の規定により、本人に対して当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の保有個人データについて、本条第１項の規定を適用しない。
（個人情報の訂正・削除）
第１７条 本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という。）を求められた場合には、法令の規定により特別の手続きが定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく調査を行い、その訂正等に応じなければならない。
２ 前条第２項の規定は本条にも準用する。
３ 保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し遅滞なくその旨を通知しなければならない。
（利用停止等）
第１８条 保有個人データが、「２．取得」、「３．利用」、「４．第三者への提供」の内容に違反して取得、利用及び第三者提供されているという理由によって、当該保有個人データの利用の停止、消去（以下この条において「利用停止等」という。）または第三者への提供の停止を求められた場合、その求めに正当な理由があることが判明した時は、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく当該保有個人データの利用停止等または第三者への提供の停止を行わなければならない。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等又は第三者への提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護する為必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。
２ 次の各号に該当する場合は、本人に対し遅滞なくその旨を通知しなければならない。
- 保有個人データの内容の全部又は一部について利用停止等を行った時若しくは 利用停止等を行わない旨の決定をしたとき。
- 第三者への提供を停止した時若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたとき。
（理由の説明）
第１９条 本人からの開示、訂正、利用停止、第三者への提供の停止等の求めに対する全部又は一部について、その求めに応じない旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。
（開示等の求めに応じる手続）
第２０条 開示、訂正、利用停止、第三者への提供の停止等の求めに対し、円滑かつ適正な処理を可能とする方法により対応するものとする。その際、本人の利便性を勘案しつつ、本人確認の手続き不十分等の理由による情報漏えいが起こることのないよう、十分な安全配慮を行わねばならない。
（苦情処理）
第２１条 個人情報の取扱いに関する苦情に対応する為の窓口を研究所に設置し、迅速な解決を図るものとする。
２ 個人情報保護委員長は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備を行わ ねばならない。
３ 研究所は個人情報保護申立審査会を置く。
（継続的な改善）
第２２条 個人情報保護委員会は、個人情報の運用状況を定期的に見直すための体制を整備し、個人情報の取扱いに関して継続的な改善を図る。
（制定改廃）
第２３条 この規程の改廃は研究所個人情報保護委員会が行う。
付則
この規程は、2005年4月１日から施行する。
